museums-online.ch fonctionne via un méta-moteur qui envoie votre terme de recherche aux moteurs de recherche des bases de données des collections connectées. Après la recherche locale, les résultats sont renvoyés au portail museums-online.ch où ils figurent sur la liste de résultat par ordre d'arrivée.
Toutes les données des institutions affiliées sont donc accessibles au public et sont toujours à votre disposition en montrant la dernière mise à jour de la description.
En cliquant sur un lien de la page des résultats vous ouvrez la base de données des institutions voulues dans une nouvelle fenêtre où vous trouverez des informations détaillées supplémentaires.
Le portail est cogéré par un groupe de travail composé de représentants des musées et institutions partenaires sous la responsabilité de l’Association des musées suisses. Chaque institution ou collection affiliée reste cependant responsable des résultats fournis.
Le groupe de travail museums-online se compose de Stefan Bürer, Musée historique de Bâle, Dario Donati, Musée national suisse, Karl Kronig, Museum de la Communication Berne, Christophe Plattet, responsable technique de museums-online.ch, Dominik Remondino, Musées d'art et d'histoire Genève, René Vogel, Musée national suisse et l'association des musées suisses.